Hvad ændrer sig i det daglige arbejde?
Det får teamet ud af det
Et fælles billede af situationen
Vi aftaler, hvor den gældende oplysning om status, dato og ansvar kommer fra. Forskellige visninger viser den samme sag fra de enkelte rollers perspektiv.
Regler indbygget i processen
Systemet kan kontrollere nødvendige oplysninger, rækkefølgen af godkendelser og tilladte ændringer. Medarbejderen får vejledning i det øjeblik, handlingen udføres.
Udvikling i overskuelige etaper
Den første version dækker en udvalgt arbejdsgang fra begyndelse til slutning. Nye moduler tilføjes ud fra behov, der viser sig i det daglige arbejde.
Systemet skal afspejle arbejdet, ikke blot gemme poster.
En ordreliste ændrer ikke meget i sig selv. Der skal være svar på, hvem der modtager ordren, hvad der stadig mangler, hvem der må ændre datoen, og hvornår sagen er afsluttet. Vi omsætter disse sammenhænge til en datamodel, statusser og arbejdsvisninger.
Kundeservice kan eksempelvis have brug for en historik over aftaler, lageret for oplysninger om et tilgængeligt parti og lederen for en oversigt over forsinkelser. Det er forskellige skærmbilleder af samme proces. Sammenhængen mellem dem er vigtigere end antallet af funktioner på en salgsliste.
- Registre over ordrer, ressourcer, dokumenter og ansvar.
- Godkendelsesforløb med betingelser for at gå videre til næste trin.
- Arbejdsplanlægning med synlige konflikter og mangler.
- Rapportering baseret på aftalte datadefinitioner.
Et skræddersyet system behøver ikke erstatte alt.
Hvis regnskab eller lagerstyring fungerer godt i det nuværende program, kan det blive, hvor det er. Et nyt modul udfylder et konkret hul og udveksler nødvendige oplysninger gennem de tilgængelige grænseflader. Vi undersøger integrationens omfang, før vi lover fuld synkronisering.
Vi vurderer også standardløsninger. Når et eksisterende produkt dækker processen, og konfiguration er tilstrækkelig, er det ikke nødvendigvis rimeligt at udvikle en egen udgave. Skræddersyet software giver mening, når virksomhedens særlige regler er væsentlige, og omveje rundt om værktøjernes begrænsninger er blevet en fast del af arbejdet.
Rettigheder og historik er ikke noget, der tilføjes senere.
Vi aftaler, hvem der må se, oprette, godkende, rette og slette de enkelte oplysninger. En rollebetegnelse som “leder” er ikke nok: afdeling, lokation eller tilknytning til en bestemt ordre kan også være afgørende. Vi kontrollerer også adgangen til eksport og bilag.
Vi planlægger en hændelseshistorik for vigtige ændringer. Ved datamigrering aftaler vi kontrolmetode, tidspunkt for overgangen og håndtering, hvis den nye arbejdsgang kræver justering. Sikkerhedskopier, opdateringer og vedligeholdelsesansvar indgår i projektets omfang; de forsvinder ikke, når applikationen er offentliggjort.
Lad os bygge en første version, der faktisk kan bruges.
Et godt udgangspunkt dækker et komplet forløb: modtagelse af sagen, behandling af de rette personer og et brugbart resultat. Så kan arbejdet i systemet vurderes i praksis i stedet for at se på mange ufærdige skærmbilleder. Sjældne funktioner og vanskelige undtagelser beskrives, men behøver ikke alle indgå i første etape.
- Vis den nuværende arbejdsgang med en konkret ordre.
- Udpeg beslutningstagere og medarbejdere, der skal bruge systemet.
- Saml eksempelfiler og navnene på de programmer, der bruges.
- Aftal, hvilken del af processen der skal fungere først.
Fra den første samtale til idriftsættelsen
Arbejdsmodellen
Vi afklarer roller, objekter, statusser og regler. Vi dokumenterer åbne spørgsmål og begrænsninger i de nuværende værktøjer.
Prototype og udvikling
Vi afprøver de vigtigste skærmbilleder med kommende brugere og bygger derefter det aftalte omfang med den nødvendige adgang til data.
Overgang til daglig brug
Vi kontrollerer migreringen og de praktiske arbejdsscenarier. Vi aftaler håndtering af henvendelser, vedligeholdelse og rækkefølgen af den videre udvikling.
Spørgsmål, der er værd at stille
Hvornår er et skræddersyet system bedre end et standardprogram?
Når en særlig proces er vigtig for virksomheden, og standardværktøjer kræver varige og dyre omveje. Beslutningen bygger på en sammenligning af omfang, integrationer, vedligeholdelse og konfigurationsmuligheder i eksisterende produkter.
Kan vi flytte data fra Excel?
Ja, efter at filernes struktur og kvalitet er undersøgt. Først aftaler vi kolonnernes betydning, identifikatorer og håndtering af dubletter og mangler. Selve importen afslutter forberedelsen; den erstatter den ikke.
Hvordan fastsættes prisen på software til virksomheden?
Prisen afhænger af antallet af processer og roller, forretningsregler, integrationer, migrering og krav til vedligeholdelse. Efter afklaringen kan vi afgrænse en første etape og pege på områder, der kræver yderligere analyse.
Kan systemet videreudvikles efter idriftsættelsen?
Vi planlægger arkitekturen og projektarbejdet med kommende ændringer for øje. Videreudvikling kræver dog budget, prioriteringer og et aftalt ansvar for vedligeholdelse. De forhold bør afklares i begyndelsen af samarbejdet.
