Was verändert sich im Arbeitsalltag?
Was Ihr Team gewinnt
Informationen gelangen zum nächsten Schritt
Einmal erfasste Daten können die nächste Aufgabe, Auswertung, ein Dokument oder eine Benachrichtigung versorgen. Wir klären, welche Informationen gemeinsam genutzt werden und welche eine Freigabe erfordern.
Für Ausnahmen ist jemand zuständig
Eine fehlende Auftragsnummer verschwindet nicht im Hintergrund. Das System hält den betreffenden Vorgang an, zeigt die Ursache und leitet ihn an eine Person weiter, die entscheiden kann.
Sie können den Ablauf nachvollziehen
Die Verarbeitungshistorie zeigt, aus welchen Daten ein Ergebnis entstanden ist, was geändert wurde und welche Aufgaben erneut ausgeführt werden müssen.
Finden wir den Punkt, an dem die Arbeit ins Stocken gerät.
Wir beginnen mit einem echten Beispiel. Wer nimmt die Daten entgegen? Wo werden sie geprüft? Was wird kopiert? Auf wessen Entscheidung wartet der Vorgang? Diese Prozessübersicht macht sichtbar, welche Tätigkeit notwendig ist und welche nur als Gewohnheit aus einer früheren Arbeitsweise geblieben ist.
Dabei greifen wir auf über 10 Jahre Erfahrung mit Unternehmenssoftware zurück. Wir wissen, dass in größeren Organisationen eine einzelne Tätigkeit Teil mehrerer voneinander abhängiger Abläufe sein kann. Wenn wir einen Bericht oder ein Dokument verbessern, prüfen wir deshalb auch, wer anschließend damit arbeitet.
Nicht jeder Schritt lohnt sich zu automatisieren. Ändern sich die Regeln bei jedem Auftrag, müssen sie zunächst geklärt werden. Fehlt eine Person, die Entscheidungen verantwortet, löst eine zusätzliche Anwendung das Problem nicht. Wir wählen einen Prozessabschnitt, für den sich ein korrektes Ergebnis beschreiben und ein Fehler erkennen lässt.
- Berichte, die Daten aus Tabellen, Dateien und Systemen zusammenführen.
- Auslesen von Dokumenten und Vorbereitung der Daten zur Prüfung.
- Weitergabe von Anfragen, Freigaben und Aufgaben zwischen Personen.
- Benachrichtigungen über fehlende Angaben, Termine und Statusänderungen.
Die Automatisierung folgt Regeln. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Im Angebotsprozess kann das System Anhänge sammeln, die Vollständigkeit prüfen und einen Antwortentwurf vorbereiten. Das Versenden des Angebots kann weiterhin die Freigabe des Vertriebs erfordern. Im Berichtswesen lassen sich bestätigte Werte automatisch summieren, während unsichere Erkennungen zur Prüfung vorgelegt werden.
KI setzen wir dort ein, wo Inhalte interpretiert werden müssen: zur Einordnung einer Nachricht, zum Herauslösen von Informationen oder für einen Vorschlag zur Zusammenfassung. Wir klären den Datenumfang, die Prüfregeln und die Möglichkeit, Ergebnisse zu korrigieren. Berechnungen, Validierungen und Berechtigungen folgen eindeutigen Regeln, sofern solche Regeln verfügbar sind.
Ein guter Ablauf funktioniert auch an einem schwierigen Tag.
Eine Datei kann doppelt eintreffen, ein Lieferant das Dokumentlayout ändern oder ein externes System nicht antworten. Wir gestalten den Umgang mit solchen Situationen: Erkennen von Wiederholungen, kontrollierte Wiederholungsversuche und eine Liste der zu klärenden Fälle. Dieselbe Nachricht sollte nicht versehentlich zwei Aufträge anlegen.
Vor dem Start klären wir, wer Fehler beobachtet und wie sich auf eine manuelle Bearbeitung zurückwechseln lässt. Die erste Phase kann parallel zum bisherigen Prozess laufen, sodass die Ergebnisse vergleichbar sind. Erst nach Prüfung der Regeln erweitern wir den Umfang selbstständig ausgeführter Aktionen.
Für das erste Gespräch genügt ein echtes Beispiel.
Bereiten Sie eine beispielhafte Eingabe und das erwartete Ergebnis vor, möglichst ohne personenbezogene oder vertrauliche Informationen. Zeigen Sie einen Normalfall und einen Fall, der zuletzt Schwierigkeiten gemacht hat. Wichtiger als eine ausführliche Spezifikation ist die Beschreibung, woran Ihr Team korrekt erledigte Arbeit erkennt.
- Wie oft fällt die Aufgabe an und wie viele Personen wirken daran mit?
- Welcher Schritt erfordert eine menschliche Beurteilung?
- Woher stammen die Daten und wer kann den Zugang bereitstellen?
- Was soll bei fehlenden Daten oder einem Fehler geschehen?
Vom ersten Gespräch bis zur Einführung
Verstehen
Wir beschreiben Eingaben, Ergebnis, Ausnahmen und Zuständigkeiten. Wir wählen einen Abschnitt, der sich prüfen lässt, ohne die gesamte Organisation umzubauen.
Mit Daten erproben
Wir entwickeln den ersten Ablauf und vergleichen die Ergebnisse mit der manuellen Arbeit. Dabei prüfen wir auch Duplikate, fehlende Angaben und ungewöhnliche Dokumente.
In Betrieb nehmen
Wir aktivieren den vereinbarten Umfang, die Verarbeitungshistorie und die Fehlerbehandlung. Die nächsten Schritte ergeben sich aus dem tatsächlichen Prozessverlauf.
Fragen, die sich lohnen
Benötigt Prozessautomatisierung immer KI?
Nein. Für bekannte Regeln ist oft ein berechenbarer Mechanismus besser: Daten auslesen, Bedingungen prüfen, eine Aktion ausführen. KI kann bei uneinheitlichen Inhalten helfen, erfordert aber eine zusätzliche Ergebniskontrolle.
Können wir mit einem einzigen Bericht beginnen?
Ja. Ein Bericht mit klaren Quellen und einem definierten Empfänger ist ein guter Einstieg. Damit lassen sich Datenqualität und Nutzen prüfen, bevor weitere Abläufe hinzukommen.
Was ist, wenn unsere Software keine API hat?
Wir prüfen verfügbare Exporte, Importe und andere unterstützte Austauschwege. Eine fehlende API kann eine langsamere Synchronisierung oder einen eingeschränkten Umfang bedeuten. Wir setzen keinen Zugang voraus, den der Anbieter nicht bereitstellt.
Wie beurteilen wir, ob sich die Automatisierung lohnt?
Wir vergleichen Häufigkeit, Arbeitsaufwand und Fehlerkosten mit dem Umfang von Umsetzung und Betrieb. Auch die Bearbeitung von Ausnahmen gehört in diese Betrachtung. Bei wenigen Wiederholungen kann eine einfachere organisatorische Änderung sinnvoller sein.