01. Wir lernen Ihre Arbeit von innen kennen.
Im ersten Gespräch geht es um die Situation, die Sie verändern möchten. Was verzögert die Bearbeitung? Wo entstehen immer wieder Korrekturen? Welche Informationen fehlen für eine Entscheidung? Anschließend gehen wir einen konkreten Vorgang mit den Menschen durch, die ihn bearbeiten. Die Sicht der Führungskraft und die der operativen Mitarbeitenden zeigen denselben Ablauf aus unterschiedlichen Perspektiven.
In einer größeren Organisation kann ein Auftrag oder Dokument mehrere Abteilungen durchlaufen. Wir suchen die Stellen, an denen Zuständigkeiten wechseln, Wartezeiten entstehen oder Kontext verloren geht. Gerade dort liegt oft die größte Möglichkeit, die Arbeit zu vereinfachen.
- Projektziel und heutiger Weg dorthin.
- Menschen, die mit der Lösung arbeiten oder Entscheidungen treffen.
- Der häufigste Ablauf und Situationen, die Schwierigkeiten verursachen.
02. Wir klären Regeln, Daten und den ersten Umfang.
Wir bitten um repräsentative Beispiele: ein Formular, Dokument oder eine Auswertung, aus denen personenbezogene Daten und nicht benötigte vertrauliche Informationen entfernt wurden. Wir betrachten nicht nur den Normalfall, sondern auch fehlende Angaben, Wiederholungen und Korrekturen. Wir legen fest, wer Daten ändern darf und wann eine Freigabe erforderlich ist.
Wir wählen einen kleinen, aber vollständigen Teil des Prozesses aus. Er braucht einen Anfang, einen Ablauf und ein brauchbares Ergebnis. So lässt sich die Lösung im Arbeitsalltag erproben. Abhängigkeiten und Bestandteile, die bewusst später folgen sollen, halten wir ebenfalls fest.
- Was löst einen Vorgang aus und woran erkennen wir seinen Abschluss?
- Wer ist für die einzelnen Informationen verantwortlich?
- Wie behandeln wir Ausnahmen oder zurückgenommene Entscheidungen?
Das Wichtigste zum Einstieg
Wir beginnen bei der konkreten Arbeit und sprechen mit den Menschen, die sie ausführen.
Der erste Umfang deckt einen vollständigen Ablauf und seine wichtigsten Ausnahmen ab.
Prototyp, Testkriterien und Abnahme beziehen sich auf dieselben Nutzeraufgaben.
03. Wir prüfen die Idee an einem Prototyp.
Wir gestalten die wichtigsten Ansichten und gehen die Aufgaben der späteren Nutzer durch. Verstehen sie den Status? Finden sie ein Dokument? Erkennen sie, warum eine Aktion nicht möglich ist? In dieser Phase prüfen wir Begriffe, die Reihenfolge der Schritte und die Informationen, die eine Entscheidung benötigt.
Der Prototyp dient dem Gespräch über die Arbeitsweise. Er ist kein fertiges System: Echte Integrationen, Zugriffskontrollen und die Speicherung von Daten müssen gesondert umgesetzt und getestet werden. Aus den gewonnenen Erkenntnissen entsteht ein Umfang, der sich entwickeln und abnehmen lässt.
04. Wir entwickeln die Lösung einschließlich ihrer Verbindungen.
Wir verbinden die Oberfläche mit Regeln, Daten und den benötigten Systemen. Bevor wir einen vollständigen Informationsaustausch einplanen, prüfen wir den Zugang zu APIs, Dokumentation und Umgebungen. Wir legen fest, welches Werkzeug für welche Daten maßgeblich ist und wie sich die Verbindung bei Unterbrechungen oder wiederholten Ereignissen verhält.
Das Projekt wächst in vereinbarten Teilen, die sich zeigen und prüfen lassen. Neue Ideen halten wir fest und bewerten sie anhand des Ziels. Eine wichtige Änderung kann so bewusst in den Umfang einfließen, statt unbemerkt die Erwartungen an Termin und Kosten zu verschieben.
05. Wir testen auch das, was anders laufen kann.
Wir prüfen die in der Analyse vereinbarten Szenarien: den korrekten Ablauf, fehlende Daten, unzulässige Zugriffe und ungewöhnliche Entscheidungen. Bei Integrationen testen wir Wiederholungen und nicht erreichbare Quellen. Bei einer Migration vergleichen wir die Daten, um sicherzustellen, dass ihre Bedeutung erhalten geblieben ist.
Die Nutzer können wichtige Aufgaben in ihrem tatsächlichen Arbeitskontext erproben. Eine Anwendung auf dem Smartphone verlangt einen anderen Blick als ein am Schreibtisch genutztes Bedienpanel. Die Abnahmekriterien beziehen sich auf konkrete Ergebnisse und den vereinbarten Umfang.
- Kann der Nutzer den vorgesehenen Vorgang abschließen?
- Sieht und verändert er ausschließlich die erlaubten Informationen?
- Ist ein Fehler verständlich und gibt es einen festgelegten Umgang damit?
06. Wir führen die Lösung passend zu Ihrem Unternehmen ein.
Wenn der Prozess es zulässt, beginnen wir mit einem Pilotbetrieb für eine ausgewählte Gruppe oder einen Teil der Daten. So lässt sich die Arbeit mit dem bisherigen Ablauf vergleichen und vor einer breiteren Einführung anpassen. Andernfalls planen wir einen abgestimmten Umstellungszeitpunkt und das Vorgehen bei Problemen.
Vor der Abnahme klären wir Zuständigkeiten, die Information der Nutzer und die Bearbeitung von Meldungen. Rechte am Quellcode, Zugänge, Dokumentation und Übergabebedingungen ergeben sich aus dem Vertrag und dem vereinbarten Umfang. Wir besprechen diese Punkte frühzeitig, damit das Unternehmen weiß, was es erhält und wie sich die Lösung weiterentwickeln lässt.
07. Wir prüfen die Wirkung und planen die nächsten Schritte.
Wir kehren zu dem Problem zurück, mit dem wir begonnen haben. Wir betrachten Bearbeitungszeit, Wartezeiten, Korrekturen oder ein anderes vorher gewähltes Kriterium. Nicht jeder Nutzen muss ein Diagramm sein: Ein wichtiger Fortschritt kann darin bestehen, einen Status feststellen zu können, ohne erst die Person mit dem nötigen Wissen suchen zu müssen.
Wartung, Backups, Monitoring, Aktualisierungen und die Reaktion auf Meldungen regeln wir im vereinbarten Leistungsumfang. Neue Module entstehen aus Beobachtungen der Nutzer und den Prioritäten des Unternehmens. So richtet sich die Weiterentwicklung nach tatsächlichen Bedürfnissen, während der grundlegende Ablauf unter Kontrolle bleibt.
Womit beginnen wir das Gespräch?
- Rechte, Zugänge und die Verantwortung für den Betrieb klären wir vor der Übergabe.
- Wir bewerten die Wirkung am ursprünglichen Problem und Ausgangszustand, nicht an der Zahl zusätzlicher Funktionen.
