Wie bereiten Sie einen Prozess auf Automatisierung vor, damit tatsächlich Arbeit entfällt?

Wählen Sie eine Aufgabe mit klarem Anfang und Ende.

„Automatisieren wir das Büro“ ist zu allgemein. „Nach Eingang der Lieferantenberichte erstellen wir eine Übersicht fehlender Positionen“ benennt bereits Ereignis, Eingabe und Ergebnis. Ein enger Umfang erleichtert es, Verantwortliche festzulegen und die Arbeit vor und nach der Veränderung zu vergleichen.

Wählen Sie nicht ausschließlich die einfachste Aufgabe. Prüfen Sie, ob sie häufig genug anfällt und ob jemand das Ergebnis benötigt. Einen ungenutzten Bericht automatisch zu erstellen beschleunigt nur eine überflüssige Tätigkeit. Ein guter Kandidat hat einen Empfänger, wiederkehrende Daten und erklärbare Regeln.

• Was löst die Aufgabe aus?
• Was erhält die Person oder das System am Ende?
• Wann gilt der Vorgang als korrekt erledigt?

Gehen Sie den Ablauf mit der Person durch, die ihn täglich ausführt.

Lassen Sie sich einen normalen Fall Schritt für Schritt am Bildschirm zeigen. Notieren Sie das Kopieren von Daten, zusätzliche Prüfungen und Wartezeiten. Achten Sie auf informelle Regeln: „Diesen Lieferanten prüfen wir gesondert“, „Diese Datei korrigiere ich immer“ oder „Hier muss ich anrufen“.

Gerade solche Aussagen entscheiden häufig über den Erfolg der Automatisierung. Eine Verfahrensbeschreibung erwähnt vielleicht das Zusammenführen von Dateien, während der Mitarbeiter vorher falsche Einheiten erkennt und veraltete Versionen aussortiert. Ohne dieses Wissen bildet die Automatisierung nur den sichtbaren Arbeitsteil ab und liefert unzuverlässige Ergebnisse.

Sammeln Sie Beispiele, die die Vielfalt Ihrer Daten zeigen.

Ein korrektes Dokument reicht nicht, um einen Prozess zu verstehen. Bereiten Sie Beispiele aus verschiedenen Quellen, Zeiträumen und Varianten vor. Ergänzen Sie eine Datei mit fehlenden Angaben, ein Duplikat und einen Fall, der zuletzt manuell korrigiert werden musste. Für die erste Analyse sollten unnötige vertrauliche Informationen entfernt werden.

Legen Sie zu jedem Beispiel das erwartete Ergebnis und eine kurze Erklärung bei. Erstellen zwei Personen unterschiedliche, jeweils für richtig gehaltene Antworten, muss zunächst die Regel geklärt werden. Bei Dokumenten zählen auch Format, Scanqualität, Tabellenaufbau und Versionskennzeichnung.

• Ein gewöhnlicher Fall ohne Schwierigkeiten.
• Eine ungewöhnliche, aber zulässige Variante.
• Eine fehlerhafte oder unvollständige Eingabe.
• Dasselbe Dokument bei erneutem Eingang.

Trennen Sie feste Regeln von Beurteilung und Freigabe.

Summenvergleich, Prüfung einer Auftragsnummer oder eine Terminberechnung nach festgelegter Regel haben eindeutige Ergebnisse. Die Einschätzung des Nachrichtentons, das Lesen uneinheitlicher Dokumente oder die Interpretation einer Beschreibung können einen anderen Ansatz verlangen. KI kann helfen, doch das Ergebnis muss angemessen geprüft werden.

Markieren Sie Aktionen, die unter menschlicher Kontrolle bleiben sollen: ein Angebot versenden, eine Änderung freigeben oder Informationen veröffentlichen. Die Automatisierung kann vollständige Unterlagen vorbereiten und Unterschiede zeigen. Sie muss nicht jede Entscheidung selbst treffen, um den Ablauf deutlich einfacher zu machen.

• Was lässt sich nach einer eindeutigen Regel prüfen?
• Was benötigt Interpretation?
• Welchen Schritt muss eine bestimmte Person freigeben?

Beschreiben Sie die Ausnahme genauso genau wie den Normalfall.

Was geschieht bei einem fehlenden Anhang? Was, wenn das Quellsystem nicht antwortet? Wer entscheidet, ob ähnliche Positionen ein Duplikat darstellen? Jede dieser Situationen braucht einen definierten Ausgang: einen erneuten Versuch, eine Unterbrechung, eine Benachrichtigung oder die manuelle Bearbeitung.

Klären Sie, ob ein Teil der Aufgabe trotz eines Fehlers an anderer Stelle erfolgreich abgeschlossen werden darf. Ein Bericht mit unvollständigen Daten muss seinen Zustand deutlich zeigen. In manchen Prozessen ist Zurückhalten besser als ein scheinbar vollständiges Ergebnis zu versenden. Wer Ausnahmen bearbeitet, muss die Meldung verstehen und den nächsten Schritt kennen.

Prüfen Sie Ergebnisse, bevor sie weitere Aktionen auslösen dürfen.

Der erste Versuch kann parallel zum manuellen Ablauf laufen. Vergleichen Sie Ergebnisse anhand vereinbarter Beispiele und beschreiben Sie Unterschiede konkret: eine fehlende Position, falsche Einheit oder ungeeignete Dokumentversion. „Es stimmt fast alles“ reicht nicht aus, um das Risiko zu beurteilen.

Planen Sie auch die erneute Ausführung derselben Aufgabe. Sie sollte nicht versehentlich zwei Nachrichten senden oder zwei Datensätze erzeugen. Testen Sie Zugangsunterbrechung und Wiederaufnahme. Vereinbaren Sie Akzeptanzkriterien vor dem Start, statt sie später an das erhaltene Ergebnis anzupassen.

• Das Ergebnis entspricht dem vereinbarten Beispiel.
• Fehlende Angaben sind sichtbar und werden nicht stillschweigend übergangen.
• Eine Wiederholung hat ein vorhersehbares Ergebnis.
• Nutzer können die Herkunft der Daten prüfen.

Beobachten Sie nach dem Start den gesamten Ablauf, nicht nur die Laufzeit der Automatisierung.

Ein schnellerer Schritt kann im nächsten eine Warteschlange verursachen. Entsteht der Bericht sofort, wartet seine Freigabe aber weiterhin mehrere Tage, lohnt ein Blick auf den weiteren Ablauf. Sammeln Sie Informationen zu Ausnahmen, manuellen Korrekturen und Rückfragen der Empfänger.

Erstellen Sie eine kurze Anleitung: Wo wird die Ausführung geprüft, wer reagiert auf Fehler, wie lässt sich die Verarbeitung anhalten und wann wird manuell weitergearbeitet? Quelldateien und Werkzeuge werden sich verändern. Die verantwortliche Person sollte davon erfahren, bevor diese Änderungen weitere Ergebnisse beeinflussen.